Een rouwkaart versturen doe je het liefst snel en zorgvuldig, zodat familie en vrienden tijdig op de hoogte zijn van het overlijden. Je kunt rouwpost als gewone brief versturen, maar via PostNL is er ook een speciale service voor rouwpost waarbij je kaarten met voorrang worden verwerkt en zelfs in het weekend worden opgehaald.
Wanneer verstuur je een rouwkaart?
Een rouwkaart stuur je zo snel mogelijk na het overlijden, zodat mensen de uitvaart kunnen bijwonen of in elk geval weten wat er is gebeurd. Hoe eerder je de kaarten op de bus doet, hoe meer tijd ontvangers hebben om te reageren of aanwezig te zijn. Stuur je de kaarten pas daags voor de uitvaart, dan is de kans groot dat een deel van de ontvangers te laat is.
Veel mensen sturen rouwkaarten in de eerste één of twee dagen na het overlijden. Dat klinkt weinig tijd, maar rouwdrukkerijen zijn gewend om snel te werken en leveren rouwkaarten vaak binnen 24 uur.
Rouwkaart versturen via PostNL: hoe werkt het?
PostNL behandelt rouwpost als prioriteitspost. Dat betekent dat je envelop sneller door het sorteerproces gaat dan gewone post. Wat dit in de praktijk inhoudt:
- Je geeft de rouwpost af bij een PostNL-punt of postkantoor en meldt dat het rouwpost betreft.
- PostNL haalt rouwpost ook in het weekend op, wat bij gewone post niet altijd het geval is.
- Rouwenveloppen zijn herkenbaar door hun donkere kleur en worden in het sorteercentrum apart behandeld.
Je hoeft geen apart formulier in te vullen. Het volstaat om de rouwenveloppen met een geldig postzegel aan te bieden en te vermelden dat het om rouwpost gaat. Twijfel je of je genoeg postzegels hebt? Een standaard rouwkaart in een C6-envelop (de gebruikelijke maat) valt onder het gewone brieftarief.
Postzegel of niet?
Elke rouwkaart die je verstuurt heeft een postzegel nodig, tenzij je gebruikmaakt van een frankeermachine. Voor grote aantallen kaarten kan het lonen om bij PostNL te informeren naar zakelijk frankeren. Bij een uitvaart met veel genodigden kunnen de portokosten snel oplopen. Naar schatting kost één postzegel voor een binnenlandse brief in 2026 rond de één euro, afhankelijk van het actuele tarief van PostNL.
Wat staat er op een rouwkaart?
Een rouwkaart vermeldt minimaal de naam van de overledene, de datum van overlijden en praktische informatie over de uitvaart: datum, tijd en locatie. Veel families voegen ook een korte tekst of citaat toe. De kaart wordt traditioneel ondertekend door de naaste familie, vaak als “de familie” of met voornamen.
Stuur je de rouwkaart puur als bericht van overlijden, zonder uitvaartgegevens, dan volstaat de naam en datum. Dit is ook gebruikelijk als de uitvaart in besloten kring plaatsvindt.
Rouwkaart versturen in het buitenland
Woon een ontvanger in het buitenland, dan gelden de reguliere internationale portotarieven van PostNL. De prioriteitsbehandeling voor rouwpost geldt voor de verwerking in Nederland; wat er daarna in het buitenland gebeurt, valt buiten de Nederlandse service. Stuur internationale rouwkaarten daarom zo vroeg mogelijk op.
Kort samengevat: geef de rouwkaarten zo snel mogelijk af bij een PostNL-punt, meld dat het rouwpost betreft en zorg voor voldoende frankering. De speciale behandeling regelt PostNL verder zelf, ook als dat op een zaterdag of zondag valt.